江苏省企业知识产权贯标绩效评价之文件审核

　　在江苏省企业知识产权贯标绩效评价的流程中，文件审核是一个关键的环节。这一阶段，评价专家将对企业提交的贯标绩效评价材料进行深入分析和细致审核。文件审核不仅关注材料的完整性，更侧重于评估企业知识产权管理体系的实际运行效果和绩效表现。通过对文件内容的严格审查，评价团队能够对企业知识产权管理的规范性、有效性进行全面评估，为最终的绩效评价结果提供科学依据。

　　企业提出贯标绩效评价申请并通过形式审查的，由知识产权管理部门委托的绩效评价机构进行文件审核。文件审核不赋分值，通过文件审核的企业才能进入现场审核阶段。

　　文件审核是对企业贯标情况的书面审核。绩效评价机构通过文件审核全面了解企业贯标概况，特别是知识产权管理体系建设情况，为后期开展现场审核做准备。

　　一、文件审核材料清单

　　(一)知识产权方针及目标;

　　(二)企业建立知识产权合规管理体系的成文信息，包括知识产权手册、标准文件要求创建并保持的其他成文信息;

　　(三)企业运行知识产权合规管理体系的记录;

　　(四)内部审核记录;

　　(五)管理评审记录;

　　(六)知识产权合规管理体系改进记录。

　　二、文件审核内容和标准

　　(一)企业知识产权方针及目标。

　　1.知识产权方针可以表现为企业知识产权战略、规划、计划等形式，与企业战略方向保持一致，与企业经营发展水平相适应，符合企业知识产权合规义务要求。

　　2.知识产权目标可包含长期目标、年度目标、部门目标等，应根据企业实际情况制定，与知识产权方针保持一致，并发放至相关责任部门。

　　(二)企业建立、运行知识产权合规管理体系的成文信息。

　　成文信息可以以制度、文件、规范、规定、流程等形式体现。成文信息应按照标准文件和企业管理需求，明确控制过程和控制要求，便于理解和操作。成文信息应通过标识、编号等方式进行管理，易于识别、取用、阅读和保护，防止信息泄密、不当使用和文件受损。

　　1.知识产权手册。手册应明确企业知识产权合规管理体系的范围。手册中需明确知识产权机构设置、职责和权限，以及知识产权合规管理体系过程之间的相互关系，且表述清晰。

　　2.关于信息资源的成文信息。明确信息资源收集的方式和渠道，具体收集的信息类型，信息的筛选、加工和利用方式。明确知识产权信息检索、分析和利用的场景，建立专利导航工作机制，并做好数据的及时更新。建立或计划建立知识产权信息数据库的企业，明确数据库使用要求，关注并监督数据库的维护和更新。

　　3.关于知识产权获取的成文信息。企业应根据知识产权目标制定知识产权的获取计划，明确通过自主创新、合作开发、许可或受让等方式获取知识产权。知识产权获取的数量与类型应与企业现状、经营和发展需求相适应。通过受让等途径获取知识产权，应在受让前调查确认相关知识产权的有效性和稳定性。企业获取知识产权过程中的相关资料应保留并管理。企业需采取相应的措施以避免：非正常专利申请，不以使用为目的的商标恶意注册，不正当获取他人商业秘密，歪曲、篡改、剽窃他人作品以及非法获取知识产权的情形。具体明确专利、商标、商业秘密、著作权及其他类型知识产权的获取过程控制要求。

　　4.关于知识产权维护的成文信息。明确企业知识产权日常维护要求，建立知识产权分类管理档案，包括知识产权类别、权利人、有效期、使用情况等信息，定期对知识产权进行维护和评估，根据评估结果对知识产权权属变更或放弃，保存并管理知识产权维护的相关记录。对于有条件的企业，宜进行知识产权相关会计信息披露，建立知识产权会计核算档案，定期对知识产权的成本和产出效益进行核算，对知识产权进行分级管理。

　　5.关于知识产权实施和使用的成文信息。根据企业现状，制定促进知识产权实施和使用的办法，明确知识产权实施和使用的管理要求，建立知识产权实施和使用的管理过程，监控知识产权的合规实施和使用。对于已经实施和使用的知识产权，评估知识产权对产品、企业的贡献，促进知识产权的实施和使用。被许可实施和使用知识产权时，合同等文件中应标注清楚许可实施的类型，在相应的范围内进行实施。有条件的企业可以开展专利产品备案。

　　6.关于知识产权许可和转让的成文信息。知识产权许可和转让前，根据企业知识产权情况，制定许可或转让方案，开展知识产权评估，权衡许可和转让的利弊，并履行相关审查、备案或登记程序。国有企业转让时，应遵循国有资产管理规定。

　　7.关于企业知识产权风险管理的成文信息。梳理企业运营过程中可能涉及的知识产权风险，采取措施，避免或降低侵犯他人的知识产权风险。定期监控可能涉及他人知识产权的状况，针对可能发生的纠纷，结合企业实际提出防范及应对措施。将知识产权纳入企业风险管理范围，通过对知识产权风险的识别、分析和监测，进行风险辨别、风险分析和评估，降低风险发生率。明确保密管理中涉密人员、载体、区域、信息和设备的管理要求，做好商业秘密的管理。产品、Ā术等对外披露前，开展知识产权合规和保密审查，并留存记录。

　　8.关于企业知识产权争议处理的成文信息。做好产品和服务的侵权监控，确保能及时发现和监控知识产权被侵权情况，根据企业管理实际情况，评估被侵权损失，提出应对方案。通过评估，分析利弊，明确协商、调解、诉讼、仲裁等适宜的争议解决方式，保护企业知识产权。

　　9.确保知识产权合规管理体系有效性所需的其他成文信息。符合《企业知识产权合规管理体系 要求》7.5.3、7.5.4 相关成文信息的创建、更新和控制要求。

　　(三)企业内部审查审核记录。

　　企业知识产权合规审查记录、内部审核记录、管理评审记录。各类审查审核工作按照企业运行标准的要求开展，记录清晰记载各类审查工作开展的过程，日期精确，有相关责任人签字。

　　(四)纠正措施及结果记录。

　　企业在内部审查审核时，发现存在不合规事项的，应采取有效整改措施，并保留完整的整改记录。

　　三、文件审核结果的处理

　　(一)审核通过。经审核符合标准要求的，通过文件审核，由绩效评价机构向企业发放《绩效评价文件审核报告表》(以下简称“文审报告”)，并抄送设区市知识产权局。

　　(二)通知整改。绩效评价机构认为企业相关文件材料、审查审核记录不符合标准要求的，向企业发放文审报告，企业按要求进行整改：

　　1. 文件未完全覆盖标准内容，或部分内容不符合企业管理实际需求，企业按照要求进行整改。

　　2. 企业未开展内部审查审核或审查审核后未有效整改的，需在 1 个月内重新开展审查审核或继续整改，整改后补充提交相关记录;

　　经整改符合标准要求的，文件审核通过。

　　(三)不予通过。经文件审核，绩效评价机构认为企业知识产权合规管理存在不可克服的重大缺陷，或经 3 次整改后仍不符合合规管理要求，文件审核不予通过，由绩效评价机构告知企业不予通过的理由。文件材料未通过审核的，不予进行现场审核。企业需整改并运行 3个月后，才可再次提交申请。